Aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar
William Thomson – ou Lord Kelvin, como ficou mais conhecido – sabia que a medição era imprescindível para que seus estudos e experimentos pudessem produzir resultados consistentes.

O enfoque na medição dado pelo matemático e físico irlandês originou a escala Kelvin de temperatura onde o ponto nulo – ou frio absoluto – equivale a -273o C. Utilizada até os dias de hoje, a escala termodinâmica é conteúdo obrigatório das aulas de ciências.

REFLEXÃO DE KELVIN X RECEBIMENTO DE ENTREGAS

A reflexão prática “Aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar” teve origem na física, mas tornou-se imprescindível para inúmeras outras áreas. As medições originalmente utilizadas nas ciências exatas revelaram-se extremamente relevantes para as áreas da informação e do conhecimento e, nos dias de hoje, têm desempenhado um papel fundamental na melhoria de processos relacionados à gestão empresarial e ao amplo conjunto de ações e estratégias aplicadas aos negócios.

Mas o que a reflexão de Kelvin acerca das medições tem a ver com o recebimento de entregas da sua empresa?

Basicamente, tudo! As respostas que você, como dono do negócio ou responsável pela área de logística/comercial, dará aos cinco questionamentos abaixo poderão confirmar algo que você já conhece. Ou, ainda, apresentar um novo cenário que, talvez, nunca esteve tão claro em sua mente.

Para responder estas perguntas é preciso ter em mãos as medições – os números! Por exemplo: se seus fornecedores normalmente encaram duas horas de fila no pátio da sua empresa e levam mais uma hora e meia para efetivamente iniciar e finalizar uma descarga, você tem informação e conhecimento suficientes para propor melhorias e diminuir este tempo de ociosidade em, pelo menos 50% – ou qualquer outro percentual que você achar mais adequado.

Por outro lado, se você tem apenas o conhecimento de que seus fornecedores ficam parados na fila até descarregarem seus caminhões, como é possível reduzir 50% desta ociosidade? É impossível reduzir 50% de algo que você não conhece!

Então… vamos às perguntas!

1. Como a sua empresa está trabalhando para realizar o recebimento de entregas e, principalmente, quais são os pontos fortes (vantagens, diferenciais, oportunidades) e pontos fracos (limitações, ineficiências, fragilidades, atrasos, gargalos) da área?

2. Neste exato momento, qual a situação do recebimento de entregas da sua empresa? O que, quem e onde está sendo entregue determinado produto? Quantas agendas estão confirmadas para hoje? Quais os tempos médios de carga e descarga previstos para cada um dos seus fornecedores? Quantas e quais notas fiscais foram confrontadas com os pedidos e efetivamente confirmadas? Qual o percentual de ocupação de cada um dos locais de carga/descarga?

3. Qual o custo operacional da área de recebimento de entregas? Quantos e quais são os recursos envolvidos para atender cada caminhão que chega a sua empresa todos os dias? Quanto sua empresa está perdendo – e deixando de lucrar! – com erros, retrabalhos, atrasos, perdas, ociosidades, acidentes, multas e insatisfação de fornecedores e clientes?

4. Você consegue acessar com agilidade as informações e, sempre que necessário, tomar decisões rápidas a fim de resolver imprevistos e situações pontuais que, naturalmente, podem ocorrer no dia a dia da área?

5. De modo geral, o recebimento de entregas da sua empresa está em um nível considerado adequado ou não? Levando-se em consideração o volume de entregas, a assiduidade dos fornecedores, os tempos de descarga, entre outros fatores, você acredita ser necessário – e até mesmo urgente! – investir em melhorias?

Ao confirmar o que você já sabia ou revelar algo novo, as medições sempre desempenharão um papel importante para toda empresa que deseja melhorar seus processos, afinal, são os números – e o conhecimento por trás de valores, percentuais, quantidades, tempos – que tornam possível identificar problemas, prover informações na busca de soluções e, ainda, levantar oportunidades de crescimento.

Obviamente a gestão de recebimento de entregas não fazia parte do escopo e do dia a dia de trabalho do físico Kelvin, mas a frase “Aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar” serve como um convite à reflexão e um incentivo para que você faça uma análise das suas práticas atuais. [Autor: C.I.]

Se você tem interesse em saber o que um sistema de gestão de recebimento de entregas pode fazer pela sua empresa, clique aqui.