Sistema de gestão de recebimento de entregas

4 passos para agendar recebimentos de entregas sem complicações

11
Fev

4 passos para agendar recebimentos de entregas sem complicações

As agendas permitem planejar e organizar os fluxos de entrega diárias de seus fornecedores.

O agendamento de entregas é muito útil, mas torna-se verdadeiramente indispensável se a empresa possui mais de um Centro de Distribuição. Uma empresa que tenha diferentes locais de distribuição está, naturalmente, mais suscetível aos contratempos envolvendo o endereço correto de entrega.

Esforço, tempo e dinheiro são dispensados para resolver situações em que o caminhão - na prática, pronto para descarregar - encontra-se parado no CD 1 de uma empresa, mas seu destino correto é, na verdade, o CD 2. A correção tardia da rota demanda alguns quilômetros a mais a serem percorridos, custos e, até mesmo, stress e frustração com algo que, aparentemente, deveria ser muito simples.

AGENDAMENTOS DE ENTREGA

Ao agendar uma entrega, a empresa tem uma data solicitada e, o mais importante, uma data confirmada. A data confirmada reflete o "aceite" do fornecedor e seu compromisso com a entrega. Neste caso, a situação da agenda é evidenciada como "confirmada".

Há casos, naturalmente, em que o fornecedor não consegue atender à solicitação da empresa e, portanto, sugere outra data/horário para entregar a carga. A negociação das agendas entre empresa e fornecedor torna-se simples, uma vez que não demanda envios de e-mails ou ligações telefônicas. Não há desencontros de informações, nem entendimentos contraditórios sobre onde e quando um pedido deve ser entregue. Também é possível cancelar agendamentos diante de imprevistos ou qualquer motivo que não permita cumprir o que foi acordado.

Confira, abaixo, 4 passos para agendar recebimentos de entregas sem complicações:

 Dados Iniciais
Nos dados iniciais é possível, por exemplo, indicar se o agendamento está sendo marcado antecipadamente antes da NF ser emitida. Esta situação específica ocorre, por exemplo, para cargas congeladas/resfriadas onde a NF-e é emitida momentos antes do caminhão sair para a entrega, e quem libera essa permissão ao fornecedor é o próprio local de entrega. Neste primeiro passo, a empresa pode informar se o remetente será o próprio fornecedor ou uma transportadora.

 Notas Fiscais
Anexar/informar as NFes de entrega bastando clicar em anexar, arrastar o arquivo ou digitar a chave da NF-e. Sem limite de NFes anexadas/informadas.

 Agendamento
Informar dados do veículo (placa, tipo e nome do motorista), carga (tipo, volumes) e entrega (data/hora que a empresa deseja entregar, tempo previsto de descarga).

 Confirmação
Ao confirmar a agenda, o responsável recebe um e-mail de "Solicitação de Agenda". Um e-mail de "Confirmação de Agenda" é recebido assim que o fornecedor concordar com a data/hora da entrega. O compromisso, então, entre empresa e fornecedor, foi firmado e está devidamente registrado. [ Autor: C.I. ]


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